中小饲料企业原料采购管理的现状与应对对策

日期:2019-12-25编辑作者:三农生活

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中小饲料企业原料采购管理的现状与对策

近年来,随着饲料市场竞争的加剧、利润率下滑、服务成本增加、饲料企业产品经营同质化的现象越来越突出的形势下,饲料原料的采购管理越来越受到企业的高度重视,许多企业通过强化饲料原料采购的科学管理,成功地推进了企业品牌、资金、规模化等优势的建立和发展。但目前许多中小饲料企业对原料采购管理还重视不够,企业采购、物流运营效率较低,成本过高的问题较突出,影响了企业的发展壮大。本文就中小饲料企业加强原料采购管理的意义、存在的问题和措施作简述。

1、中小饲料企业加强原料采购管理的意义

1.1、原料质量是饲料企业保证产品质量的前提

要创一流的企业,必须以一流的产品质量作载体,一流的产品质量又必须以一流的技术和优质的原料质量作支撑。原料质量是企业产品质量的源头,饲料产品营养成分及质量差异40%~70%来自原料质量的差异。若原料质量得不到有效的控制,生产出的产品质量就难以稳定。产品质量不稳定,产品就没有竞争力。“有什么样的原料就生产什么样的产品”就是对原料质量重要性的生动概括。因此,加强饲料原料采购的科学管理,根据原料的产地、品种、加工方法和质量等级等影响原料成分和质量的影响,采购接近需要的消化率和营养水平的原料,是保证原料质量,生产合格产品的前提,是提高企业效益,提升企业形象,创一流企业的一项重要内容。

1.2、原料成本是影响产品成本的主导因素,是提高饲料企业价格竞争优势的前提条件

效率是企业的生命,原料成本是影响产品成本的主要因素。据统计,饲料原料成本占饲料总成本的70%~80%。因此,有人认为,原料是饲料企业的根基所在,决定企业的生存与否。虽然这一认识有点偏彼过激,但采购的原料每降低一分钱,企业就增加了一分钱的纯利润是显而易见的事实。据报道,许多企业通过强化饲料原料采购的科学管理,成功地推进了企业品牌、资金、规模化等优势的建立和发展。如北京华都肉鸡公司在采购管理方面成立专门的采购和价格管理委员会,狠抓内部采购管理、重组采购流程,实施物资采购集中化、推行以招标为主的采购方式、严格资金预算管理,通过对大宗物资进行招标采购,平均价格下降幅度达到8%以上,年节省采购资金达1000万元。可见,重视饲料原料的采购管理,适时、适价、适质采购原料,控制好原料成本,是全面控制饲料生产成本,提高饲料企业竞争优势的前提条件。

2、 中小饲料企业当前在原料采购管理中存在的主要问题

2.1、没有把采购管理上升到战略高度考虑

饲料企业采购的目的主要是为了维持企业正常的产销活动及合理降低产销成本。但许多企业对采购的科学管理重要性认识不够,认为采购管理就是以最低采购价格获得当前所需原料的简单交易。把成本最优误解为价格最低。没有把采购管理上升到是以最低总成本建立业务供给渠道过程的战略高度来考虑,使采购管理工作没有较好地体现出充分平衡企业内部和外部的优势,以降低整体供应链成本的宗旨,缺乏对采购需求分析,对供应商的培养等长期策略,没有把采购管理涵盖从原料描述直至付款的全程管理,以致许多饲料企业在原料采购渠道建设上,有的安于现状靠旧有的供应商网络开展业务,有的在供应商甄选上缺乏综合评价体系,渠道单一而缺乏科学性,所确定的供应商很难为企业提供稳定、优质的原料。同时,由于缺乏一定宽度的原料进货渠道和足够可供选择的供应商,采购上就可能造成货源过于集中、自身被动困窘的不利局面,为企业留下受制于人的隐患。

2.2缺乏有效的信息资源进行采购跟踪、评估、分析和智能化决策

近年来许多饲料企业感到越来越难做,尤其是面对原料涨价应对的办法不多,比较被动。造成这一现状,很重要的原因就是饲料企业信息采集工作力度不够,采集信息手段原始,企业对自身的总体成本分析、供应商评估、市场评估等为科学采购提供有力事实和数据的信息不足。同时,饲料企业在原料采购过程中主观的成分过多、选择的标准不全面、对供应商所处的行业、供应商业务战略、运作、竞争优势、能力等缺乏充分的认识和有效评价监督,难以帮助企业发现机会改善其权力制衡地位,提升企业自身的议价优势,以致不仅没有较好地利用供应商的技能来增强自己的市场竞争力,把握自己的议价优势,而且使企业采购、物流运营效率极其低下,成本过高,并影响着后续的原料运输、调配、维护、调换,乃至长期产品的更新换代,甚至给质量安全带来隐患。

2.3、忽视采购中各方关系的协调,影响采购渠道的良性建设

原料采购是一项系统工作,如果企业在采购中不注意协调好各方关系,在原料采购中对企业内部部门协同不力,要么就会出现过量采购,造成资金积压和占用库存,要么出现真正到了要大量购进所需原料时却因库存不足、市场短缺而面临高价打压的危险;或因在付款计划上缺乏与财务的及时沟通,本来财务已经紧张,但因不了解,往往执行合同后才发现不能按照约定支付供方货款,以致于在供应商的反复催款中既损害了企业自身的商业信誉,也使供货渠道遭到一定程度的破坏。对供应商如果没有建立互赢的战略合作关系,供给原料质量就易出现没有完全达到或明显偏离合同上的要求,或者由于供应商为降低自身成本,使用了劣质的运输包装,造成运输途中货物的损耗超过应收原料正常差异,“降级、降价、扣重、退货”等双方不愿意的事就会时常出现。但目前一些对采购管理中各方关系重视不够,“亡羊补牢”的情况较多。因此,采购管理中重视协调好各方关系,对内建立抱团打天下的团队激励机制,对外建立互赢的战略伙伴关系,是原料采购管理的重要内容。

3 中小饲料企业饲料原料采购管理的策略

3.1、强化信息采集工作,建立科学、完善、连续、真实、有效分类的信息数据库

企业降低原料采购成本的关键就在于科学的采购价格策略,既不能一味地等待观望低价市场的到来而坐失“适时”采购的良机,也不能无视瞬息万变的市价变化而冒高价采购的风险。要达到这一目标,制定出科学的采购价格策略,就需要强化采购信息的搜集、整理分析,建立对自身的总体成本分析、供应商评估、市场评估等为采购提供了有力事实和数据的科学、完善、连续、真实、有效分类的信息数据库。对于信息数据库的建立既可通过渠道媒体,收集全国各地最新原料行情、CBOT、国内期货行情和专家分析预测等信息,也可通过客户、政府、行业、专业咨询机构等多途径收集相关信息并从中剥离出有用的信息,更重要是要把企业收集到的有用信息与企业内部信息整合分析,建立企业的供应商信息、采购运输信息、库存信息、销售信息、财务信息、产品市场信息等信息数据库,形成企业在原料采购中对供销商有权力制衡作用,能提升企业自身议价优势的信息。

3.2、建立健全原料采购质量控制体系

建立健全饲料原料采购质量控制体系,主要包括原料质量的采购程序与标准、原料的接收、检化验操作规程及原料贮存、使用情况检查制度等质量保证体系。但原料的采购、验收标准的制定必须具有科学性且符合本厂要求,它需要很强的技巧,太严买不到所需的原料,无谓地增加质量成本,太松又会失去品控的意义,控制不了质量。具体可参照每年农业部颁发的饲料原料营养价值成分表或行业标准、企业标准,因地制宜制定。采购、验收标准还要明确哪些项目具有弹性可以让步接收,哪些无任何余地;哪些成分必须检测,哪些可以忽略。采购员作为原料采购的实施者,一定要熟悉掌握原料的质量性能和质量标准,根据采购质量标准进行采购。原料进厂必须做到严格按程序接收,对进厂原料先按规定方法取样,进行感观及水分指标的验收,主要原料卸料时,还要按100%抽取大样检验,合格的方可正式入库;同时,根据不同的原料还要做好相应的营养指标检测,达不到所要求营养标准但通过与其他同类高营养原料搭配互补,或对产品质量影响不明显,且生产又急需,签定质量保证协议(包括原料名称、产地、规格、等级、运输方式、运输过程中的质量保证手段、原料质量的检测方式及检测结果的认可标准、质量事故的处理规定等),最终能保证产品质量的可降级接收,实在不能互补使用的,要坚决作退货处理。

3.3、优化原料采购流程

合理科学的原料采购流程是保证能采购到“适质、适价、适量”原料的保障措施。通常,原料采购流程为:需求计划→采购计划→订货→验收→报销→付款。这种流程由于采购过程中大都由采购部门独立完成的采购活动,缺乏有效科学的监督管理约束机制不健全,很容易出现少数人的营私舞弊、暗箱操作。为避免由某一部门独家采购,存在暗箱操作的问题,实现货源组织权、订货审批权、质量验收权的相对分离,使集中的权力分散化,隐蔽的权力公开化,形成一个纵横互相监督制约、公开透明、权力分散的采购控制机制,采购流程应建议改进为:需求计划→采购计划→采购认证→订货→采购管理,其中采购计划流程:需求计划→接收需求计划→需求分析→确定采购量→编制采购计划,采购认证流程:采购计划→初选供应商→质量认证→价格认证→采购渠道确定,采购订货流程:认证的采购计划→签订合同→合同跟踪→到货验收→报销付款。采购管理流程:订货认证→业务支持→业务审核→优化调整→批准实施。当然,企业与企业间的管理、人员素质有差异,企业都有自己的原料采购流程,但实现货源组织权、订货审批权、质量验收权的相对分离,使集中的权力分散化,隐蔽的权力公开化,形成一个纵横互相监督制约、公开透明、权力分散的采购控制机制是采购管理的最终目标,也是企业选择采购流程的依据。

3.4、积极实施联合采购

联合采购是指反向的集合竞价,由某一饲料企业率先提出对某种原料的采购意向,召集行业有相同需求的饲料企业加入,吸引有实力的供应商实时交互竞价,最终饲料企业们能以满意的价格折扣采购到各自所需的原料,达到降低成本的目的。联合采购是饲料企业尤其是中小饲料企业采购管理的最佳方案。它可克服传统的采购方式相互间信息渠道不通畅,与供货商沟通存在障碍,单兵作战,采购价格过高,交易不透明,易暗箱操作等弊端。使饲料企业采购实现更低的采购价格,高效、透明的采购操作,完善的采购管理,更高的资本利用效率,更完善的供应商协作关系等优势。有资料表明,企业通过联合采购方案的实施,可以降低采购费用达70%,使得产品成本降低5%~15%。沃尔玛为什么总能适时采购到“适质、适价”的商品?巨大采购量是力量。单个的饲料企业尤其是中小饲料企业因为采购量不大,在原料价格的谈判上处于弱势地位。这种情况下,为了增加和原料商讨价还价的筹码,同一地区的饲料企业联合起来共同采购,显然是个好的方法。但联合采购需要注意四个问题:一是联合企业要在自愿的基础上,不能拉郎配。虽然联合采购能够给饲料企业带来利益,但影响企业决策的基础是多元化的,不管是协会、行政主管部门还是联合采购体中的主体企业都不能勉强别的企业加入,强扭的瓜不甜;二是要与信誉良好企业联合。三是要在一定的地理半径范围内的企业合作,以便于采购后的配送,降低配送成本以及采购成本。同时,也便于企业之间的沟通和交流,降低管理成本。四要实行联席会议办公,每家企业都必须要有人参加,会议主席由各家轮流担任,以沟通、协调、确定联合体什么时候采购、采购数量、采购标准等问题,从而在组织上保障联合采购的有效运行。五要实行比价采购和招标采购制度,充分发挥公开招标中供应商之间的博弈机制,科学公正的选择最符合自身成本和利益需求的供应商。

3.5、大力推行网上采购

网上采购是指饲料企业以互联网为平台,利用电子商务网站的网上交易平台,完成采购行为的一种交易方式。它是降低采购成本的有效措施。但鉴于目前社会、行业信誉机制的不健全,饲料企业在面对网上采购还处于观望多,实质行动少的状态,在网站实现的采购量在整个行业总采购量中占的比例很低。中小饲料应针对自身资金、人力有限的实际,在原料采购管理中要大胆采用网上采购,利用中国饲料在线、益农网、中国汇易资讯等业内集饲料商品交易、相关信息和相关服务于一体的专业化、国际化电子商务咨询平台,建立网上采购平台,实施网上采购、网上招标、降低采购成本,增强公司竞争力。但选择哪一家网站实施网上采购,哪一家网站能为饲料企业和供应商双方交易提供额外的资金流、物流、信息流等商务支持,能够消除交易双方对网络交易不确定性的谨慎,就应选择哪一家结盟。

3.6、重视采购的协调工作,保证原料采购渠道的通畅

企业降低原料采购成本的关键在于“适时、适质、适价”采购,但工作是由人来做的,饲料企业供应链管理模式再先进,制度再完善,如果在采购管理中不注重协调好关系,饲料企业优质原料采购渠道就难以构建。因此,企业要有“着眼全局、通盘考虑”的整体观念,从四个方面协调好各方关系,建立一种既相对稳定又充满竞争机制、有供应保障能力和质量保证能力的物资供应链:第一,重视与供应商关系的融洽。饲料企业既要对供应商所处的行业、供应商业务战略、运作、竞争优势、能力等有充分的认识,增强企业自身的议价优势能力,又应以“双赢”的原则与供应商结为战略合作伙伴关系,努力将简单的买卖关系逐步向双方建立战略协作伙伴关系转变,由竞争采购逐步向战略采购转变,将对供应商的管理纳入到我们的整个采购供应体系之中,形成了一批质量稳定、价格合理、管理规范、具有同行业较强竞争力的相对稳定的主渠道供应网络。第二,协调好品管部的工作,把好原料验收关。当原料按订单要求交货后,采购人员要及时协助品管部验收。对到货物品的质量、批次、数量进行确认,对不合格的品管部门要及时开具不合格品评审单,并通报对方协商解决方案,力求避免退货情况的发生,尽量达成双方都能接受的处理意见。第三,强化与产销部门的沟通。采购计划始于产销计划,采购若不能与产销部门有效沟通,往往会使原料的供需处于失衡状态。不能实现采购、产销计划和库存量的和谐统一。为避免不良库存带来的负面影响和采购、产销计划分离,要协调好采购、产销环节的的信息沟通。第四,协调好财务部门的关系,预防财务支付风险。在编制采购预算时,要对原料市场的变化有科学预测,对付款进度合理安排。特别是在签订或执行合同的过程中,应对财务资金的现状多加关注,以避免因财务的紧张而影响到采购的继续或合同的执行,进而影响到供需及产销的顺利实现。

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